Privātuma politika
Redakcija: 1.3 · Spēkā no 2026. gada 14. septembra (papildināta ar kontrolsaraksta nosūtīšanu pēc pieprasījuma; iepriekšējās redakcijas: 1.2 — no 2026. gada 13. septembra, 1.1 — no 2026. gada 13. septembra, 1.0 — no 2026. gada 12. septembra)
Kādi dati vajadzīgi, kam tie pieejami, glabāšanas termiņi un jūsu tiesības — arī bez Aktron konta.
Jūsu akts, foto un paraksts nav publisks saturs. Šeit skaidrojam, kādi dati vajadzīgi pakalpojumam, kam tie ir pieejami un kā izmantot savas tiesības. Informācija attiecas arī uz uzaicinātu īrnieku, īpašnieku vai pārstāvi bez Aktron konta.
1. Kas atbild par datu apstrādi
Aktron pakalpojuma sniedzējs ir IKSUM SIA, reģistrācijas numurs 40203779544, adrese Rūpniecības iela 3, Liepāja, LV-3407. Saziņai par datiem: privatums@aktron.lv. Vispārīgā saziņa: atbalsts@aktron.lv un +371 26731010.
Aktron ir pārzinis savu klientu kontu, norēķinu, pakalpojuma drošības, atbalsta un savu juridisko pienākumu izpildes datiem: šo apstrāžu nolūkus un līdzekļus nosakām mēs.
Ja mākleris, izīrētājs vai pārvaldnieks izmanto Aktron, lai savas darbības ietvaros sagatavotu aktu par citām personām, tas parasti ir pārzinis šā akta saturam. Aktron šos datus glabā un apstrādā klienta uzdevumā kā apstrādātājs. Attiecībām piemēro Datu apstrādes noteikumus. Ja klients pats darbojas cita pārziņa uzdevumā, viņam vajadzīgs atbilstošs pilnvarojums Aktron iesaistei.
Akta uzaicinājumā vai pārskatīšanas lapā jābūt redzamam, kurš sagatavo aktu, kuru organizāciju pārstāv un kā ar to sazināties. Ja šīs informācijas trūkst, rakstiet mums. Personas statuss “privātpersona” vai viena dzīvokļa izīrēšana pati par sevi neizšķir datu aizsardzības pienākumus.
Šī politika neaizstāj profesionālā klienta pienākumu informēt savus darījuma dalībniekus par paša veikto apstrādi un noteikt tai tiesisku pamatu.
2. Kādus datus varam saņemt
| Datu grupa | Piemēri un ierobežojumi |
|---|---|
| Konts un darba vide | Vārds, e-pasts, organizācijas un pārstāvības dati, autentifikācijas informācija, piešķirtās lomas. Paroles neglabājam atklātā tekstā. |
| Pasūtījumi | Pasūtījuma un maksājuma identifikatori, summa, statuss, rēķina rekvizīti, atmaksas. Pilns kartes numurs un kartes drošības kods nav Aktron glabājamie lauki. |
| Akta dalībnieki | Vārds, uzvārds, loma, saziņas un nepieciešamie identificējošie dati, pārstāvības pamats. Dokumenta veids un identifikators tikai tad, ja konkrētajam nolūkam pamatoti vajadzīgs. |
| Īpašums un nodošana | Adrese, telpas, inventārs, apraksti, defekti, skaitītāju numuri un rādījumi, atslēgas, saistītās fotogrāfijas. Arī šie dati var būt personas dati. |
| Pušu darbības | Pārskatītā versija, apliecinājuma teksts, paraksta attēls, serverī fiksētais laiks, izmantotais darbības veids, labojumu pieprasījumi, klātienes pārbaudītāja identitāte un atzīme. |
| Piekļuve un drošība | Saīsināma tehniskā žurnāla informācija, piemēram, IP adrese, pārlūka informācija, piekļuves un kļūdu notikumi. Aktīvās saites un e-pasta kodi ir piekļuves līdzekļi, ko nedrīkst atklāt žurnālos. |
| Atbalsts un pieprasījumi | Jūsu vēstules, norādītie identifikatori un risinājumam vajadzīgā informācija. Lūdzam nesūtīt pases kopiju vai pilnu aktu, ja pietiek ar problēmas aprakstu. |
| Vietnes izvēles | Sīkdatņu izvēle un, ja esat piekritis, attiecīgās izvēles vai analītikas dati. Sīkāk — Sīkdatņu politikā. |
Paraksta attēls tiek izmantots apliecinājuma attēlošanai un saistīšanai ar dokumenta versiju. Aktron to neanalizē pēc spiediena, rakstīšanas ātruma vai citām pazīmēm personas biometriskai atpazīšanai. Videoliecības un sejas atpazīšana šajā pakalpojumā nav paredzētas.
Nav vispārīgas prasības katra akta sagatavošanai augšupielādēt personas dokumenta kopiju. Klātienes pārbaude var notikt, tikai uzrādot dokumentu pārbaudītājam. Sagatavotājam jāpamato, kuri identificējošie dati nepieciešami tieši viņa darījumam; Aktron forma pati par sevi nerada šādu juridisku pienākumu.
3. Nolūki un tiesiskie pamati
| Aktron kā pārziņa apstrādes nolūks | Tiesiskais pamats |
|---|---|
| Konta izveide un pakalpojums fiziskai personai, kura ir mūsu līguma puse | Līguma sagatavošana vai izpilde — VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts. |
| Organizācijas pārstāvja konts un profesionālā saziņa | Leģitīmā interese nodrošināt organizācijai pakalpojumu un pārbaudīt pārstāvību — 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts. |
| Rēķini un obligātā uzskaite | Piemērojamu grāmatvedības un nodokļu pienākumu izpilde — 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts. |
| Konta drošība, piekļuves kontrole, ļaunprātības novēršana | Leģitīmā interese aizsargāt pakalpojumu un cilvēku datus; atbilstošos gadījumos arī juridiski drošības pienākumi. |
| Atbalsts, sūdzības, savas prasības un aizstāvība | Attiecīgi līguma izpilde, juridisks pienākums vai samērīga leģitīmā interese risināt strīdu. |
| Iekšējā apmeklējumu un konversiju analītika (tikai mūsu serverī, bez ārējām analītikas platformām) un jaunumi, ja tos piedāvājam | Jūsu atsevišķa piekrišana — 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts. Tā nav maksas akta iegādes prasība. Sīkāk — Sīkdatņu politikas 3.2. sadaļā. |
| Kontrolsaraksta (PDF) nosūtīšana uz jūsu norādīto e-pasta adresi pēc jūsu pieprasījuma sākumlapā | Jūsu pieprasījums pirms iespējama līguma — 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts. Adresi izmantojam tikai šai vienai vēstulei, kā arī kļūmes gadījumā tās atkārtošanai un ļaunprātīgas izsūtīšanas ierobežošanai. Tas nav jaunumu abonements: citas vēstules uz šo adresi nesūtām, adresi nesasaistām ar kontu un nenododam trešajām personām (izņemot pasta pakalpojuma sniedzēju, kas vēstuli piegādā). |
| Pakalpojuma darbību skaitīšana bez apmeklētāja identifikatora (reģistrācijas, akti, apmaksas, paraksti) | Leģitīmā interese saprast pakalpojuma izmantojumu — 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts. Bez sasaistes ar kontu vai ierīci; sīkāk — Sīkdatņu politikas 3.2. sadaļā. |
| Reklāmas rezultāta mērīšana publiskajās lapās ar Meta Pixel | Jūsu atsevišķa piekrišana — 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts. Tā nav maksas akta iegādes prasība, un atteikums neliedz sagatavot aktu. Sīkāk — Sīkdatņu politikas 3.1. sadaļā. |
Leģitīmo interešu gadījumā izvērtējam nolūka nepieciešamību un ietekmi uz personu, ierobežojam datus un termiņus; jums ir tiesības iebilst.
Akta saturu, ko apstrādājam profesionālā klienta uzdevumā, izmantojam viņa dokumentētu norādījumu izpildei. Tiesisko pamatu savam aktam nosaka klients. Piemēram, līguma pamatu nevar automātiski attiecināt uz ikvienas fotografētās vai aktā pieminētās trešās personas datiem.
Parakstīšanas apliecinājums ir personas rīcība attiecībā uz dokumentu. Tas nav vispārīga piekrišana reklāmai, nevajadzīgai datu vākšanai vai neierobežotai glabāšanai. Privātuma politikas izlasīšana arī nav šāda piekrišana.
4. No kurienes saņemam datus
Datus saņemam no jums, akta sagatavotāja, pārējām darījuma pusēm vai tiesīgiem pārstāvjiem, maksājumu pakalpojuma sniedzēja un pakalpojuma tehniskajiem notikumiem. Ja kontaktinformāciju ievada sagatavotājs, pirmās saziņas laikā paskaidrojam uzaicinājuma mērķi un saiti uz šo politiku.
Ja neesat saistīts ar uzaicinājumā minēto nodošanu, neapstipriniet svešus datus. Ziņojiet sagatavotājam vai privatums@aktron.lv, lai ierobežotu kļūdainu piekļuvi un izlabotu saņēmēju. Kļūdaina saite nedod tiesības izmantot citas personas datus.
Obligātos laukus norādām attiecīgajā formā un skaidrojam, kādēļ tie vajadzīgi. Bez kontam, maksājumam vai konkrētajam apliecinājumam nepieciešamajiem datiem attiecīgo darbību var nebūt iespējams izpildīt. Izvēles datu nenorādīšana nedrīkst bloķēt ar tiem nesaistītu pakalpojumu.
5. Kam dati ir pieejami
Akta saturam piekļūst sagatavotājs un viņa tiesīgi pilnvarotās personas, kā arī uzaicinātās puses attiecīgās piekļuves apjomā. Parakstītā akta kopijā var būt otras puses dati, paraksts un saistītie apliecinājumi. Saņēmējs atbild par savu turpmāko kopijas izmantošanu; publiskošanu Aktron neveic automātiski.
Aktron parastais administratora panelis rāda darbam nepieciešamos procesa un maksājumu metadatus. Administratora loma pati par sevi nedod ikdienas piekļuvi klienta aktam, foto vai parakstam. Ja atbalsta, drošības vai tiesiska pieprasījuma dēļ vajadzīga atsevišķa satura piekļuve, to ierobežojam pēc nepieciešamības, autorizējam un reģistrējam.
Pakalpojumam izmantojam pārbaudītus tehniskos partnerus: mitināšanai un rezerves kopijām, e-pastu piegādei un maksājumu apstrādei. Faktiskie saņēmēji, to lomas un apstrādes vietas ir publicētas sadaļā Pakalpojumu sniedzēji. Partnerim nododam tikai viņa uzdevumam vajadzīgos datus.
Ja esat atļāvis mārketinga sīkdatnes, publiskajās lapās darbojas Meta Pixel, un Meta Platforms Ireland Limited (Block J, Serpentine Avenue, Dublin 4, Īrija) saņem notikuma nosaukumu un laiku, pirkuma summu, jūsu IP adresi, pārlūka apzīmējumu, publiskās lapas adresi un Meta sīkdatņu vērtības. Attiecībā uz datu savākšanu un nosūtīšanu mēs un Meta esam kopīgi pārziņi (VDAR 26. pants); pēc nosūtīšanas Meta ir patstāvīgs pārzinis. Akta saturu, adreses, foto, parakstus un saišu marķierus Meta nesaņem. Bez šīs piekrišanas pikselis netiek ielādēts. Pilns apraksts un atteikšanās — Sīkdatņu politikas 3.1. sadaļā.
Datus varam nodot tiesīgām iestādēm, tiesai vai profesionāliem konsultantiem, ja ir konkrēts juridisks pienākums vai pamatota nepieciešamība aizsargāt tiesības. Nododamo apjomu izvērtējam. Klientu dokumentus nepārdodam datu tirgotājiem, nepublicējam reklāmā un neizmantojam AI modeļu apmācībai.
6. Apstrāde ārpus Eiropas Ekonomikas zonas
Datu atrašanās vietu vērtējam arī pēc partnera attālinātā atbalsta un apakšuzņēmēju piekļuves, ne tikai servera adreses. Faktiskās valstis un piemērotais nodošanas pamats norādīts pakalpojumu sniedzēju sarakstā.
Ar jūsu mārketinga piekrišanu Meta Pixel dati nonāk arī pie Meta Platforms, Inc. Amerikas Savienotajās Valstīs. Meta Platforms, Inc. ir aktīvs ES–ASV Datu privātuma satvara (EU-U.S. Data Privacy Framework) dalībnieks; dalību var pārbaudīt satvara dalībnieku sarakstā. Atsaucot mārketinga piekrišanu, šī nodošana turpmāk nenotiek.
Ja notiek personas datu nodošana ārpus EEZ, tai nepieciešams piemērojams tiesisks mehānisms, piemēram, Eiropas Komisijas lēmums par pietiekamu aizsardzību vai attiecīgās standartklauzulas kopā ar vajadzīgo riska izvērtējumu un papildu pasākumiem. Pieprasījumu par aizsardzības pasākumiem vai to kopiju var nosūtīt privatums@aktron.lv; aizsargājam arī citu personu konfidenciālo informāciju.
7. Glabāšanas termiņi
| Dati | Termiņš vai tā noteikšanas kritērijs |
|---|---|
| Aktīva konta pamatdati | Kamēr konts tiek izmantots un ir vajadzīgs līguma izpildei; pēc slēgšanas — 90 dienu laikā dzēšami, izņemot atsevišķi pamatotu saglabāšanu. |
| Nepabeigti melnraksti | 365 dienas pēc pēdējās darbības; vismaz 30 dienas pirms dzēšanas paziņojam un dodam iespēju saturu saglabāt. |
| Akti, foto un parakstu materiāli | Kamēr konts ir aktīvs; pēc konta slēgšanas — 90 dienas lejupielādei, pēc tam dzēšam, ja nav atsevišķa tiesiska pamata turpināšanai. |
| Neveiksmīgi un beigušies autentifikācijas kodi | Līdz tehniskai derīguma izbeigšanai un ne ilgāk kā 90 dienu tīrīšanas ciklam; pašu kodu neglabā atklātā tekstā. |
| Drošības un piekļuves žurnāli | 365 dienas; konkrēta incidenta pierādījumus var izdalīt un glabāt tā izmeklēšanai nepieciešamo laiku. |
| Atbalsta un parasto pieprasījumu sarakste | 24 mēnešus pēc risinājuma, ja nav atsevišķa tiesiska iemesla ilgākai glabāšanai. |
| Rēķini un grāmatvedības dati | 5 gadus pēc darījuma atbilstoši grāmatvedības normatīvajām prasībām; tas neattiecas uz visām akta fotogrāfijām. |
| Rezerves kopijas | Rotējošs cikls līdz 30 dienām; dzēšanas ierobežojumi tiek saglabāti arī pēc atjaunošanas. |
| Mārketinga notikumi (Meta Pixel) | Sīkdatnes `_fbp` un `_fbc` jūsu ierīcē — 90 dienas. Meta notikumu datus saskaņā ar saviem uzņēmējdarbības rīku noteikumiem glabā ne ilgāk kā divus gadus. Mūsu pusē glabājam tikai notikuma ierakstu (nosaukums, laiks, summa) 60 mēnešus; jūsu IP adresi un pārlūka apzīmējumu mūsu serverī neglabājam — tos pārlūks nosūta Meta tieši. |
| Kontrolsaraksta pieprasījumi (e-pasta adrese, pieprasījuma laiks, materiāla versija, nosūtīšanas statuss) | 30 dienas no pieprasījuma; vecākus ierakstus dzēš tā pati automātiskā tīrīšana, kas iekšējās analītikas ierakstus. |
| Iekšējā analītika | Detalizētie ieraksti — 180 dienas; vecākus ierakstus dzēš automātiska tīrīšana, un paliek tikai dienas kopsummas bez apmeklētāja, apmeklējuma vai konta identifikatoriem. Sīkdatne `aktron_vid` — 180 dienas no pēdējā apmeklējuma, `aktron_sid` — 30 minūtes. |
| Piekrišanas un noteikumu pieņemšanas pierādījumi | 60 mēnešus pēc attiecīgās attiecības vai piekrišanas beigām, ievērojot pamatotu tiesību aizsardzības nepieciešamību. |
Iepriekš norādītie termiņi ir maksimālie glabāšanas termiņi. Dzēšanu veicam pēc dokumentētas iekšējas procedūras: regulāri pārskatām, kuriem datiem termiņš ir beidzies, pārbaudām, vai nepastāv saglabāšanas pamats, un tikai tad tos dzēšam. Melnrakstiem pirms dzēšanas nosūtām iepriekš norādīto brīdinājumu. Izņemot iekšējās analītikas ierakstus (sk. tabulu), dzēšana nenotiek fonā bez šīs pārbaudes, tāpēc atsevišķos gadījumos faktiskā dzēšana var notikt dažas dienas pēc termiņa beigām. Ja vēlaties dzēšanu ātrāk, rakstiet privatums@aktron.lv.
Ja ir konkrēts strīds, likuma prasība vai cits pamatots saglabāšanas iemesls, no ikdienas lietošanas izdalām tikai tam nepieciešamos datus. Pamatu un ilgumu izvērtējam atkārtoti. Vispārīga norāde “varētu kādreiz būt strīds” nav atļauja glabāt visu bez termiņa.
Klienta uzdevumā glabājamiem datiem ievērojam arī viņa tiesiskos norādījumus un Datu apstrādes noteikumus. Jau izsniegta PDF nemainīgums neizslēdz datu labošanas, ierobežošanas vai dzēšanas tiesības.
8. Drošība
Izmantojam šifrētu savienojumu, piekļuves pārbaudes, klientu datu nodalīšanu, privātu failu izsniegšanu un pilnvarotu administratoru papildu autentifikāciju. Piekļuves tiesības un rezerves kopiju atjaunošanu pārbaudām atbilstoši pakalpojuma uzturēšanas kārtībai.
Drošības pasākumus pārskatām atbilstoši datu apstrādes riskiem. Tie samazina neatļautas piekļuves un datu zaudēšanas risku, bet nevar pilnībā izslēgt kļūmes. Par personas datu incidentu informējam atbilstoši mūsu lomai un piemērojamajiem pienākumiem.
9. Jūsu tiesības un to izmantošana
Jūs varat pieprasīt informāciju un savu datu kopiju, labot neprecizitātes, lūgt dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu, iebilst pret apstrādi, kas pamatota ar leģitīmām interesēm, un saņemt pārnesamus datus, ja tam ir piemērojami priekšnosacījumi. Piekrišanu var atsaukt tikpat vienkārši, kā to dot; tas nepadara iepriekš likumīgi veikto apstrādi par nelikumīgu.
Sazinieties ar privatums@aktron.lv. Aktron konts nav obligāts. Norādiet, uz kuru situāciju attiecas pieprasījums; pilna personas dokumenta kopija nav sākotnēja prasība. Ja ir pamatotas šaubas par pieprasītāja identitāti vai tiesībām uz konkrēto dokumentu, lūdzam tikai samērīgi nepieciešamu papildu informāciju.
Parasti atbildam viena mēneša laikā. Sarežģīta vai apjomīga pieprasījuma gadījumā termiņu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to un iemeslu paziņojot pirmajā mēnesī. Tiesību īstenošana parasti ir bez maksas; likumā paredzētus izņēmumus nepamatotiem vai pārmērīgiem pieprasījumiem piemērojam tikai ar konkrētu pamatojumu.
Ja pieprasījums attiecas uz profesionālā klienta pārziņā esošu aktu, palīdzam to novirzīt atbildīgajam pārzinim un izpildīt viņa tiesiskos norādījumus. Tas neliedz jums uzdot jautājumus Aktron par mūsu pašu pārziņa darbībām.
Datu kopiju izsniedzot, aizsargājam arī otras puses tiesības. Pieprasījums nedod automātisku piekļuvi visai cita klienta darba videi. Ja piemērojama datu pārnesamība, izmantojam strukturētu, mašīnlasāmu formātu; PDF nav vienīgā iespējama datu izsniegšanas forma.
Ja daļu pieprasījuma nevaram izpildīt, izskaidrojam iemeslu un apstrīdēšanas iespējas. Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā vai citā kompetentā uzraudzības iestādē un vērsties tiesā.
10. Automatizēti lēmumi, izmaiņas un kontakti
Aktron neveic automatizētu lēmumu pieņemšanu par atbildību par īpašuma bojājumiem, drošības naudas atdošanu vai darījuma spēkā esamību. Automātiska cenu pakāpes aprēķināšana un drošības mēģinājumu ierobežošana kalpo pakalpojuma darbībai, nevis šādu strīdu izlemšanai.
Par būtiskām datu apstrādes izmaiņām informējam pirms jaunās apstrādes uzsākšanas. Ja vajadzīga jauna piekrišana, to pieprasām atsevišķi. Jautājumiem: privatums@aktron.lv.