Datu apstrādes noteikumi profesionālajiem klientiem

Šī vienošanās nosaka, kā Aktron apstrādā klienta uzticētos personas datus, sagatavojot un glabājot aktus. Tā ir daļa no pakalpojuma līguma, ja klients šajos datos darbojas kā pārzinis vai cita pārziņa tiesīgi pilnvarots apstrādātājs. Tā neattiecas uz datiem, kuru nolūkus Aktron pats nosaka kā pārzinis; šīs apstrādes aprakstītas Privātuma politikā.

1. Puses un dokumentu savstarpējā kārtība

Apstrādātājs ir IKSUM SIA, reģistrācijas numurs 40203779544, adrese Rūpniecības iela 3, Liepāja, LV-3407, datu aizsardzības saziņa privatums@aktron.lv. Klients ir pasūtījumā un darba vides datos identificētā persona vai organizācija.

Personas datu apstrādes jautājumos šīs vienošanās prasībām ir priekšroka pār pretrunīgu vispārīgo pakalpojuma noteikumu. Obligātās normatīvo aktu prasības un tiesiski piemērojamās datu nodošanas standartklauzulas netiek ierobežotas.

Ja klients pats ir apstrādātājs, viņš nodrošina galvenā pārziņa pilnvarojumu Aktron iesaistei un nodod tikai tādus norādījumus, kurus ir tiesīgs dot. Lomu nosaukumi šajā līgumā nemaina pušu faktisko darbību un atbildību.

2. Apstrādes priekšmets, apjoms un ilgums

3. Klienta norādījumi un pienākumi

Dokumentēti norādījumi ietver šo līgumu, pasūtījumu, klienta autorizētās darbības lietotnē un atsevišķi apstiprinātus rakstiskus norādījumus. Klients nosaka aktā vajadzīgos datus, pilnvarotos saņēmējus un tiesisku apstrādes pamatu; informē datu subjektus un nepieprasa pārmērīgu datu vākšanu.

Aktron apstrādā datus tikai norādījumu robežās, arī attiecībā uz nodošanu ārpus EEZ. Ja apstrādi prasa Aktron saistošs likums, informējam klientu pirms apstrādes, ja vien šāda informēšana nav aizliegta.

Ja uzskatām norādījumu par datu aizsardzības prasībām neatbilstošu, nekavējoties informējam klientu un lūdzam precizējumu. Vajadzības gadījumā apturam tieši attiecīgo darbību, nevis patvaļīgi izmantojam datus citam nolūkam.

Klients uztur savu pārstāvju piekļuves sarakstu, neizpauž parakstīšanas saites nepilnvarotām personām un savlaicīgi paziņo par kļūdainiem saņēmējiem. Klienta pienākumi neatbrīvo Aktron no paša apstrādātāja pienākumiem.

4. Konfidencialitāte un drošība

Personām, kurām atļauta piekļuve datiem, jābūt saistītām ar konfidencialitātes pienākumu un jāsaņem tikai darbam nepieciešamā piekļuve. Aktron nodrošina riskam atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, ievērojot datu raksturu, apstrādes apjomu un iespējamo kaitējumu.

Šīs vienošanās drošības pielikumā ietilpst:

• klientu un lomu piekļuves nodalīšana un piekļuves pārbaude katrai privātu datu darbībai;
• šifrēta saziņa, droša autentifikācijas līdzekļu apstrāde un administratoru papildu autentifikācija;
• privāta foto un dokumentu glabāšana un autorizēta izsniegšana;
• parakstu un pielikumu piesaiste konkrētai versijai, aizsardzība pret nepamanītu versijas maiņu;
• piekļuves tiesību pārskatīšana, atjauninājumi un drošības notikumu apstrāde;
• rezerves kopijas, pieejamības atjaunošana un atjaunošanas pārbaudes;
• atbilstoša dzēšana, eksports un dzēšanas ierobežojumu atkārtota piemērošana pēc atjaunošanas.

Konkrētie pasākumi, atbildīgie un konfigurācija dokumentējami Aktron iekšējā drošības aprakstā, kura kopsavilkumu klients var pieprasīt. Izmaiņas drīkst ieviest, saglabājot atbilstošu aizsardzības līmeni. Šis apraksts neapliecina neiegūtu sertifikāciju, kvalificētu parakstīšanas pakalpojumu vai pilnīgu datu šifrēšanu visās glabātuvēs.

5. Citi apstrādātāji

Klients dod vispārēju atļauju izmantot sarakstā Pakalpojumu sniedzēji norādītos apakšapstrādātājus attiecīgajiem uzdevumiem. Saraksts ir šīs vienošanās pielikums; tajā norāda juridisko personu, funkciju, datu kategorijas, apstrādes valstis un nodošanas aizsardzību.

Par paredzētu jauna apakšapstrādātāja iesaisti vai aizstāšanu paziņojam klientam vismaz 30 dienas iepriekš, dodot iespēju iesniegt pamatotus datu aizsardzības iebildumus pirms izmaiņas. Puses labticīgi meklē aizsardzības risinājumu vai alternatīvu. Ja to nevar nodrošināt, klientam dod iespēju izbeigt attiecīgo pakalpojuma daļu un saņemt savus datus; neizpildīto apmaksāto daļu risina atbilstoši līgumam.

Steidzamu datu aizsardzības vai tiesisku apstākļu gadījumā klientu informējam iespējami savlaicīgi un piemērojam riska samazināšanas pasākumus. Tas nav vispārējs izņēmums, kas atļauj neziņot par partneriem.

Pakalpojumu sniedzējus piesaistām tikai attiecīgā uzdevuma izpildei un piemērojamām datu aizsardzības prasībām atbilstošā kārtībā. Aktron paliek atbildīgs klientam par savu līgumisko pienākumu izpildi. Ne katrs maksājumu sniedzējs visās savās darbībās ir apakšapstrādātājs; faktisko lomu norādām atsevišķi.

6. Palīdzība datu subjektu tiesību īstenošanā

Ņemot vērā apstrādes raksturu, palīdzam klientam sameklēt, eksportēt, labot, ierobežot vai dzēst attiecīgos datus. Saņemtu pieprasījumu par klienta pārziņā esošu aktu bez nepamatotas kavēšanās pārsūtām klientam un neizlemjam tā saturu viņa vietā bez pilnvarojuma, izņemot savus tiešos juridiskos pienākumus.

Klientam jāsniedz skaidri norādījumi tādā laikā, lai varētu ievērot datu subjekta pieprasījuma termiņu. Veicot izsniegšanu, aizsargājam arī citu dalībnieku datus. Apstrādātāja palīdzība nedrīkst kļūt par nepamatotu šķērsli tiesību īstenošanai.

7. Incidenti un izvērtējumi

Par klienta personas datu aizsardzības pārkāpumu paziņojam klientam bez nepamatotas kavēšanās pēc tam, kad par to esam uzzinājuši. Sniedzam zināmo informāciju par notikumu, datu un personu kategorijām, iespējamām sekām, veiktajiem pasākumiem un kontaktpersonu. Ja visa informācija nav pieejama uzreiz, sniedzam to pakāpeniski.

Pārzinim noteiktais paziņošanas termiņš uzraudzības iestādei nav atļauja apstrādātājam gaidīt līdz tā beigām. Aktron palīdz klientam izvērtēt paziņojumus iestādei un personām, saglabā incidenta dokumentāciju un veic nepieciešamos pasākumus seku mazināšanai.

Ņemot vērā mūsu rīcībā esošo informāciju, palīdzam arī ar drošības pienākumiem, ietekmes uz datu aizsardzību novērtējumu un vajadzīgām iepriekšējām konsultācijām. Klients paliek atbildīgs par saviem pārziņa lēmumiem.

8. Informācija un pārbaudes

Sniedzam informāciju, kas nepieciešama šīs vienošanās un apstrādātāja pienākumu ievērošanas pierādīšanai. Ļaujam un palīdzam klienta vai viņa pilnvarota neatkarīga pārbaudītāja pārbaudēm, tostarp apskatēm, ievērojot samērīgu iepriekšēju saskaņošanu, drošību un citu klientu konfidencialitāti.

Vispirms var izmantot dokumentu un attālinātas pārbaudes, ja tās ir pietiekamas. Tās neatceļ tiesības veikt nepieciešamu padziļinātu pārbaudi. Ierobežojumi un izmaksu vienošanās nedrīkst padarīt pārbaudes tiesības neīstenojamas vai ierobežot uzraudzības iestādes pilnvaras. Par neierastiem papildu darbiem un samērīgām izmaksām vienojas pirms to rašanās.

9. Nodošana ārpus EEZ

Nodošana ārpus EEZ, tostarp piekļuve no citas valsts, notiek tikai ar dokumentētu pamatu un atbilstošām aizsardzības garantijām. Vajadzības gadījumā piemēro atbilstoša moduļa starptautiskās datu nodošanas standartklauzulas, izvērtē nodošanas apstākļus un papildu pasākumus.

Šī apstrādes vienošanās pati par sevi nav starptautiskās datu nodošanas mehānisms. ES iekšējās pārziņa–apstrādātāja standartklauzulas nedrīkst sajaukt ar starptautiskai nodošanai paredzētajām klauzulām.

10. Datu atdošana un dzēšana

Pēc pakalpojuma beigām pēc klienta izvēles atdodam vai dzēšam viņa uzdevumā apstrādātos datus un kopijas, ievērojot pasūtījumā norādīto eksporta un dzēšanas ciklu. Atsevišķi saglabājam tikai to, ko mums uzliek likums, paziņojot klientam, ja tas ir atļauts.

Eksports ietver pieejamos aktus, fotopielikumus un saistītos datus piemērotā formātā. Rezerves kopijās ieraksti izzūd noteiktajā rotācijas ciklā līdz 30 dienām; līdz tam tie tiek aizsargāti un netiek atgriezti parastā lietošanā. Atjaunošanas gadījumā atkārtoti piemēro dzēšanas un ierobežojumu sarakstu.

Pēc pamatota pieprasījuma apstiprinām norādījuma izpildi. Saglabātā PDF nemainīgums nav iemesls atteikt jebkādu likumīgu dzēšanu; savukārt klienta norādījums nedrīkst prasīt Aktron izpildīt prettiesisku darbību.

11. Atbildība un saziņa

Puses atbild par saviem pienākumiem un palīdz noskaidrot iespējamu pārkāpumu. Šī vienošanās neatņem datu subjektu tiesības un neierobežo obligāto atbildību saskaņā ar datu aizsardzības tiesībām. Par datu apstrādes jautājumiem sazinieties ar privatums@aktron.lv.